В самый верх таблицы вбиваем контакты всех дружественных и недружественных пресс-служб, с которыми приходилось или возможно придется общаться. Возглавляет этот список контакт вашей региональной пресс-службы МЧС. Запомните, пресс-секретарь МЧС – это ваш главный друг! В этой книге вы найдете рекомендации о том, как нужно работать с МЧС и для чего это необходимо.
Следующим по списку идет пресс-служба местной прокуратуры. Зачем? Именно прокуратура очень любит организовывать проверки по фактам возникновения чрезвычайных ситуаций, о которых узнает из СМИ. Знайте, что в больших городах это ведомство очень медийно, иногда даже больше, чем МЧС. Если в вашем городе у прокуратуры нет пресс-службы, то обязательно найдется Советник Юстиции, который чрезвычайно коммуникабелен в общении с прессой. Для того чтобы его определить, достаточно воспользоваться уже известным новостным агрегатором, вбив слово «прокуратура» и указав в самом поисковом запросе ваш город. Определили? Фиксируйте его в базе (ниже узнаете, как работать с этим ведомством). Далее в вашей базе идет Следственный комитет. Тоже может быть очень активным ведомством. Затем идут: региональное управление ФАС, пресс-службы всех комитетов, администраций, правительств, т. е. максимальное количество пресс-служб органов исполнительной и законодательной власти, и даже судебной, на территории зоны присутствия вашей компании. Помните, что получить !!!опу от судебных разбирательств тоже очень просто.
Если компания федерального уровня, и у нее несколько регионов присутствия, а вы возглавляете всех пиарщиков компании, то необходимо сформировать:
А. Две базы в каждом регионе присутствия – базу СМИ и базу помощников.
Б. Две аналогичные федеральные базы. В одну входят все федеральные СМИ, в другую – федеральные органы исполнительной и законодательной власти и их пресс-службы.
По крайней мере один раз вы должны пообщаться с каждым вашим контактом в обеих базах.
Вы всегда должны отслеживать переходы контактов на другие места работы. Никогда не теряйте связь с ними.
Вносите в базы их дни рождения. Один раз поздравите – к вам могут начать относиться более лояльно или хотя бы вас могут запомнить на уровне подсознания. Не забудьте и про профессиональные праздники.
Регламент передачи информации на случай !!!опы
Запомните одну простую вещь: не стоит полагаться на сознательность людей и надеяться на то, что в случае прихода в вашу компанию !!!опы, вам обязательно позвонят и проинформируют. Поэтому в вашей компании должен быть регламент передачи информации на случай !!!опы по цепочке руководителей. Вы обязаны быть одним из звеньев этой цепочки.
Скорее всего, регламента нет или вас в нем нет, поэтому сейчас подробно разберем, что это за регламент и чем он может вам, как пиарщику, помочь.
Итак, если ваша компания является режимным объектом или производственным предприятием, некое положение о передаче информации, скорее всего, существует, вам просто нужно его найти. Сделать это проще всего через отдел охраны труда или через службу безопасности. Если нашли регламент, то ваша задача – занять в нем достойное место.
Как правило, информация о !!!опе поступает снизу вверх от дежурного персонала, службы охраны и т. д. по цепочке руководителей до самого первого лица. Иногда бывает так, что сначала оповещают непосредственное вышестоящее руководство, например, начальника оперативной службы компании и параллельно первое лицо компании. Порядок оповещения должен быть четко прописан в подобном регламенте. Кроме этого, там должно быть прописано время, в течение которого информация должна быть передана от одного лица другому. Ваша задача попасть в этот регламент в период не позднее 20—30 минут с момента возникновения !!!опы.
Если есть возможность попасть на более ранний временной промежуток, то не упускайте ее.
Помните, что чем раньше вы получите информацию, тем больше у вас времени продумать свои действия, принять решение, скоординировать свою позицию с руководством и подготовиться для внешней трансляции позиции вашей компании.
Подробный регламент на конкретном примере (название должностей в вашей компании могут отличаться) вы найдете в конце книги в Приложении.
Еще одна вещь, которой не всегда уделяют должное внимание. Ваш организм, особенно, если его разбудили сообщением о !!!опе среди ночи, испытывает колоссальный стресс. Именно поэтому у многих пиарщиков иногда случаются ошибки, например, возникает боязнь сделать звонок первому лицу. Помните, что бояться вы не можете, потому что вы – пиарщик. А позвонить иногда крайне необходимо по двум причинам:
1. Кто-то, как и вы, тоже побоялся будить первое лицо, и у него сейчас отсутствует информация о ЧС;
2. Ничего страшного в том, что информация у первого лица появится от двух источников. Это гораздо лучше, чем оставить его в полном неведении. Помните, что вас толкнуло на звонок не желание разделить ответственность, а субординация и дисциплина. Вы просто обязаны проинформировать руководство, даже если это уже сделали другие. Вам необходимо донести до руководителя, как и свое видение ситуации, так и возможные потенциальные риски для компании.
Читаем и применяем на практике:
Рассказываю порядок ваших действий, исходя из опыта получения ночных сообщений о возникшей !!!опе.
1. Сядьте, а еще лучше встаньте с кровати.
2. Осознайте, что вы окончательно проснулись. Если поступившая информация еще не согнала с вас сон – на первые два пункта не более 30—45 секунд.
3. Подумайте, насколько страшна !!!опа для компании? – не более 2—3 минут.
4. Если вы считаете, что действительно страшна и почувствовали возможные репутационные или другие риски для компании, то смело звоните первому лицу или вашему непосредственному руководителю. Главное, чтобы вы позвонили уже с готовым предложением по своим действиям, а не спрашивали совета у первого лица. Если у руководителя есть свое видение, он его озвучит – не более 5—10 минут.
5. Позиция скоординирована и, в случае если руководство разделяет ваши опасения и риски, а у вас есть опасения, что ситуация может выйти из под контроля, то приступаем к активным действиям (о том, к каким именно действиям приступаем, разберем подробно чуть ниже).
На эту часть ваших действий ушло 15, максимум 20 минут, плюс 20—30 минут с момента возникновения !!!опы и до момента поступления информации к вам. Итого максимум 50 минут. Со временем вы научитесь сокращать это время до 10—15 минут.
